Personvernerklæring for medlemmer i EL og IT Forbundet

Innholdsfortegnelse

Informasjonssikkerhet og personvern er høyt prioritert av EL og IT Forbundet. Fagforeningsmedlemskap er en sensitiv opplysning, som skal behandles med varsomhet. Som medlem og bruker av vårt nettsted skal du være trygg på at dine opplysninger håndteres trygt og sikkert. EL og IT Forbundet er behandlingsansvarlig og har ansvar for all håndtering av personopplysninger i organisasjonen, uavhengig av om denne foregår lokalt eller sentralt, av ansatte, medlemmer eller tillitsvalgte.

Hvilke personopplysninger samler vi inn om deg?

Personopplysninger du aktivt oppgir direkte til oss

Når du melder deg inn i hos oss, deltar på medlemsaktiviteter, svarer på medlemsundersøkelser eller på annen måte bruker foreningens medlemsservice eller tjenester samles det inn opplysninger om deg.
Hvilke personopplysninger vi samler inn avhenger av omstendighetene og av hvilke tjenester og aktiviteter du bruker.

Eksempler på grunnleggende medlemsopplysninger:

  •  Navn
  • Fødselsnummer
  • e-postadresse, telefonnummer og postadresse
  • Arbeidsgiver
  • Tariffavtale
  • Betalingsinformasjon

Personopplysninger som genereres ved bruk av våre systemer og tjenester

Eksempler på opplysninger vi mottar som følge av dine aktiviteter og bruk av våre tjenester:

  • Informasjon du gir oss når du oppdaterer egne kontaktopplysninger eller melder fra om endring av arbeidssted mv.
  • Informasjon du gir oss når du melder fra om behov for medlemsservice, for eksempel hjelp til innlogging på nettsider eller registrering av kurspåmelding.
  • Informasjon du gir oss når du henvender deg til oss for å få råd eller bistand knyttet til ditt arbeidsforhold.
  • Brukeropplysninger og svar som du oppgir for undersøkelsesformål (svar på spørreundersøkelser mv).
  • Registrering av ditt tillitsverv du eventuelt har i foreningen.

Opplysninger mottatt fra tredjeparter

EL og IT Forbundet vil normalt ikke motta opplysninger om deg fra tredjeparter. Opplysningene vi har om deg vil i all hovedsak komme fra deg selv, eller fra lokal tillitsvalgt som tar opp spørsmål av betydning for din arbeidssituasjon eller lønns- og arbeidsvilkår.

Hvorfor behandler vi dine personopplysninger?

EL og IT Forbundets hovedformål er å ivareta dine lønns- og arbeidsvilkår, samt faglige og økonomiske interesser. For å yte god medlemsservice, sikre tilgang til relevante medlemstilbud og for å oppfylle formålene med medlemskapet, må vi samle inn og behandle nødvendige opplysninger om deg.

Vi registrerer ditt fødselsnummer av hensyn til sikker identifisering, og for å sikre at skattefradrag for betalt fagforeningskontingent blir registrert hos skattemyndighetene.

Behandlingsgrunnlag

Det rettslige grunnlaget for vår behandling av personopplysninger for hovedformålet nevnt ovenfor er at det er nødvendig for å oppfylle våre forpliktelser overfor deg som medlem (GDPR art. 6b) og at det er nødvendig for å ivareta våre vedtektsfestede formål, blant annet å fremme medlemmenes interesser og rettigheter (GDPR art. 6f). Når vi behandler opplysninger om ditt fagforeningsmedlemskap, som er en sensitiv personopplysning, er vårt rettslige grunnlag at det er nødvendig for å utføre våre berettigede oppgaver som fagforening (GDPR art. 9d).

Det er også medlemskapet som vil være grunnlaget for at vi kan ta opp dine lønns- og arbeidsvilkår med arbeidsgiver, dersom du ønsker det.
Et annet grunnlag for å behandle dine personopplysninger er samtykke. Det er samtykke fra deg som kan gi våre samarbeidspartnere innen bank og forsikring adgang til å markedsføre medlemstilbud overfor deg. Gir du ikke slikt samtykke, eller trekker du tilbake et samtykke, vil du ikke motta slik markedsføring direkte fra bank- og forsikringsleverandørene.

EL og IT Forbundet fremforhandler gode medlemsfordeler, blant annet innen bank og forsikring. For å sikre at kun medlemmer har tilgang til de gunstige tilbudene, utveksles nødvendige medlemsdata til våre bank- og forsikringspartnere. Denne utvekslingen er basert på berettiget interesse, og har kun som formål å avklare status for medlemskap.

Det er også berettiget interesse og våre plikter som tariffpart, som gjør at vi kan håndtere dine personopplysninger i forbindelse med konfliktberedskap og streik.

Hvis vi skal bistå deg i tvistesaker eller lignende vedrørende forsikringsoppgjør eller uoverensstemmelser med arbeidsgiver, vil vi innhente et eget samtykke for denne behandlingen av personopplysninger.

Hvis du skal delta på kurs eller lignede i forbundets regi, herunder også forbundets organisasjonsledd, behandler vi personopplysninger om deg for å administrere gjennomføringen av kurs og for å holde oversikt over hvem som har deltatt på hvilke kurs.

I tillegg til avtale, samtykke og berettiget interesse vil vi håndtere dine personopplysninger i samsvar med lovpålagte krav, blant annet når vi oppbevarer nødvendig dokumentasjon for regnskapsmessige formål.

Hvordan behandler vi personopplysninger om deg?

Uavhengig av hvilke behandlingsgrunnlag som gjelder, skal all håndtering av dine persondata skje i samsvar med grunnleggende personvernprinsipper og i tråd med gjeldende regelverk. Personopplysningene skal kun brukes til formålet de er hentet inn for.

Vi skal ikke innhente flere opplysninger enn nødvendig, og krav til konfidensialitet, personvern og informasjonssikkerhet skal oppfylles i all behandling. Les mer om disse og andre personvernprinsipper på datatilsynet.no.

Når du melder deg inn registrerer vi grunnleggende opplysninger om deg som navn, fødselsnummer og kontaktinformasjon i vårt medlemssystem. Sentrale opplysninger som er registrert om deg finner du ved å logge deg inn på Min side.

Opplysninger som genereres av din bruk av foreningens aktiviteter og tjenester vil også registreres i medlemssystemet. Dette kan være kurspåmeldinger og dialog med medlemsservice eller tillitsvalgte. Opplysningene lagres for å sikre effektivitet og kvalitet i foreningens arbeid.

Medlemshenvendelser om lønns- og arbeidsvilkår behandles konfidensielt og beskyttes særskilt. Slike saker lagres elektronisk i en del av medlemssystemet hvor kun autoriserte saksbehandlere har tilgang. Fysiske saksmapper mv. oppbevares i låste skap eller skuffer.

Hvem deler vi dine personopplysninger med?

EL og IT Forbundet vil i svært begrenset grad dele dine personopplysninger med andre.

Vi deler opplysningene med leverandører av IT-tjeneste. Disse vil kunne ha tilgang til de opplysningene om deg som vi lagrer i systemet leverandøren drifter. Slike leverandører fungerer som våre databehandlere og vi har inngått databehandleravtaler med disse.

Vi deler ditt navn, personnummer og beløp for betalt kontingent med skattemyndighetene, for å sikre at du får inntektsfradrag for betalt kontingent. Utvekslingen av opplysninger er basert på avtale med deg, fremgår av medlemsbetingelsene og anses som berettiget for å ivareta dine økonomiske interesser.

EL og IT Forbundet er en tariffpart, og deltar i forhandlinger sentralt og lokalt. Vi kan dele medlemsinformasjon med samarbeidspartnere i tarifforhandlinger, eksempelvis med tillitsvalgte for andre LO-forbund. Dette er en nødvendig og berettiget følge av vårt arbeid som fagforening.

Samarbeidspartnere som tilbyr medlemsfordeler, som bank- og forsikring vil motta ditt navn og ditt fødselsnummer for å kunne verifisere at du har rett til den aktuelle medlemsfordelen. Dette gjør de som databehandler for oss. Med ditt samtykke vil vi også kunne dele ditt navn og kontaktinformasjon til våre samarbeidspartnere for at de kan markedsføre sine tjenester til deg.

Vi må videre oppbevare personopplysninger i regnskapsbilag mv. i samsvar med krav i lovverket. Revisoroppdrag og eventuelle tilsyn kan også omfatte opplysninger om deg.

Ved gjennomføring av kurs der du deltar kan vi dele nødvendige personopplysninger om deg med kursarrangør, kurssted (hotell e.l.), veileder/kursholder eller tillitsvalgt fra et annet organisasjonsledd.

Vi kan dele kontaktinformasjon (f.eks. e-postadresse eller telefonnummer) med selskap som gjennomfører anonyme spørreundersøkelser eller voteringer, for eksempel for uravstemning, valg av tillitsvalgte eller for å kartlegge vår medlemsmasse.

Tillitsvalgtes tilgang til dine personopplysninger

Lokale tillitsvalgte har tilgang til «sine» medlemmer i Min side. Dette inkluderer kun kontakt- og medlemsinformasjon, kursoversikt og forsikringsinformasjon. Lokale tillitsvalgte mottar også informasjon om nye medlemmer på arbeidsplassen, slik at medlemmenes interesser kan ivaretas blant annet i forhandlinger. De tillitsvalgte får ikke innsyn i korrespondanse eller saksinformasjon, med mindre medlemmet selv samtykker til dette i den konkrete sak eller overleverer slik informasjon til tillitsvalgte på eget initiativ.

Tillitsvalgte og ansatte i distrikter og fagforeninger har tilgang til alle lagrede opplysninger om «sine» medlemmer i medlemssystemet. Dette inkluderer kontakt- og medlemsinformasjon, ansattforhold, kursoversikt, forsikrings og betalingsinformasjon, samt loggført korrespondanse om disse opplysningene. De tillitsvalgte får ikke innsyn i annen korrespondanse eller saksinformasjon, med mindre medlemmet selv samtykker til dette i den konkrete sak eller overleverer slik informasjon til tillitsvalgte på eget initiativ. Tillitsvalgte og ansatte i distrikter og fagforeninger har tilgang til et begrenset oppslag for å søke opp medlemmer utenfor sitt definerte organisasjonsledd. Dette oppslaget gir kun tilgang til kontaktinformasjon, fødselsdato, nåværende arbeidsforhold og tilhørighet i forbundets organisasjonsledd.

Sentrale tillitsvalgte og ansatte har tilgang til alle lagrede opplysningene i medlemssystemet om alle medlemmer, samt innsyn i korrespondanse og saksinformasjon i enkeltsaker som den enkelte tillitsvalgte/ansatte er saksbehandler for.

Dine personvernrettigheter

Du har en rekke personvernrettigheter. Vi vil besvare din henvendelse så snart som mulig, senest innen én måned. Noen av rettighetene kan du også utøve via Min Side.

Du har krav på innsyn i hvilke personopplysninger vi har registrert om deg. Noen av opplysningene vi har registrert om deg ser du ved å logge deg inn på Min side.

Du kan selv oppdatere eller endre enkelte av opplysningene vi har om deg på Min side, for eksempel hvis du bytter adresse eller telefonnummer. Hvis vi har registrert feil opplysninger om deg som du ikke kan korrigere selv kan du kreve at disse blir korrigert.

Du kan be oss slette dine personopplysninger når formålet med bruken er oppfylt. Vær oppmerksom på at EL og IT Forbundet ikke bare er underlagt personvernreglene, men også andre lover og regler. Lovpålagte plikter kan medføre at vi likevel må beholde noen opplysninger, eksempelvis av regnskapsmessige og historiske hensyn.

Du kan motsette deg vår bruk av dine opplysninger for direkte markedsføring, inkludert profilering. Dette kan du selv administrere via Min side.

Dataportabilitet

Du kan be om at dine opplysninger overføres til deg eller til et annet forbund.

Hvis du mener at vi behandler personopplysninger urettmessig, har du rett til å klage til Datatilsynet. Vi håper imidlertid at du først tar kontakt med oss, slik at vi kan vurdere saken og oppklare eventuelle misforståelser.

Hva skjer med dine opplysninger ved utmelding?

Ved utmelding registreres utmeldingsdato og utmeldingsgrunn.

Ved utmelding slettes personopplysningene senest innen seks måneder. Enkelte opplysninger vil vi likevel beholde lenger. Dette er typisk opplysninger vi er lovpålagt å beholde, for eksempel opplysninger om betaling av medlemskontingent (faktura), som vi i medhold av bokføringsloven må beholde i minst fem år, samt opplysninger vi er pålagt å oppbevare av historiske grunner. Disse opplysningene lagres kun for dette formålet.

Videre vil EL og IT Forbundet beholde personopplysninger lenger der dette er nødvendig for å håndtere en konkret sak, klage eller rettstvist, hvis denne vedvarer etter at ditt medlemskap er opphørt. Vi vil da slette opplysningene når saken er ferdig og behovet opphører.

Nyhetsbrev og medlemskommunikasjon

EL og IT Forbundet har et informasjonsansvar overfor sine medlemmer. Aktuell informasjon om aktiviteter og medlemskap skal tilrettelegges og gjøres tilgjengelig for deg som medlem. Forbundet bruker ulike kanaler for kommunikasjon med medlemmene.

Medlemmer og andre kan abonnere på frivillige nyhetsbrev, som sendes ut annenhver uke via LO Media. Ved utsendelse kobles nyhetsinnholdet til persondata som navn og e-postadresse, slik at brevet sendes til rette mottakere. Som mottaker kan du avgi og trekke tilbake samtykker til å motta frivillige nyhetsbrev. Dette kan du gjøre ved å klikke på abonnementslinken som du finner i bunntekst i alle nyhetsbrev som sendes fra EL og IT Forbundet.

Vi sender også ut informasjon om for eksempel tarifforhandlinger og eventuell konflikt. Dette er informasjon som anses nødvendig å formidle i lys av forbundets hovedformål og virksomhet som fagforening, herunder også egne utsendinger knyttet til uravstemninger. Denne type e-postutsendinger kan du som medlem ikke melde deg av.

Medlemmer med tillitsverv vil motta informasjon knyttet til deres oppgaver som tillitsvalgte, inkludert informasjon som gjelder tarifforhandlinger, medbestemmelse og opplæring.

EL og IT Forbundets hjemmesider

EL og IT Forbundets hjemmesider har egne personvern- og cookies-erklæringer. Det er ingen kobling mellom EL og IT Forbundets hjemmesider og medlemssystem eller Min side.

Systematisk personvernarbeid

EL og IT Forbundet arbeider systematisk med personvern og informasjonssikkerhet. Arbeidet skjer i samsvar med et eget internkontrollsystem.

Endringer i denne personvernerklæringen

Vi vil fra tid til annen kunne oppdatere eller endre personvernerklæringen. Ved endringer av betydning for deg som medlem vil vi informere om dette.

Kontaktinformasjon

Hvis du har spørsmål eller andre henvendelser vedrørende personvern, kan du ta kontakt med:

EL og IT Forbundets personvernombud:
Geir Aasen
+47 916 30 318
personvernombud@elogit.no 
geir.aasen@elogit.no

Søk på siden

Language
Language
Language

Gi oss en tilbakemelding

Vi setter stor pris på om du sender oss en tilbakemelding om du oppdager feil og mangler på nettstedet, eller om du savner informasjon.